La Région Nouvelle Aquitaine (Limousin) a mis en place sa plateforme de dématérialisation des procédures administratives avec e-Citiz
e-Citiz, filiale du Groupe SOFTEAM a mené à terme un vaste chantier de mise en place d’une plate-forme de dématérialisation pour le compte de la Région. Ce projet ambitieux et pionner sur le territoire français a démarré au Premier Trimestre 2009 et permet de gérer de bout en bout une procédure d’appel d’offre public dématérialisée.
Le contexte
La France est un des pays les mieux classés en matière d’intégration des nouvelles technologies au sein de son appareil gouvernemental et occupait la 10ième position du dernier classement des Nations Unies (UNPAN). Au sein des collectivités locales, la révolution de la dématérialisation est également en marche.
Le Conseil Régional du Limousin en est l’illustration parfaite, dans le cadre d’un vaste projet de refonte de ses procédures de suivi d’appel d’offre et de la mise en dématérialisation de celles-ci.
A la suite d’un appel d’offre concurrentiel lancé durant le second trimestre 2009, à l’initiative de la Direction Générale du Conseil Général du Limousin et sa Direction Fonctionnelle, appuyés par un cabinet extérieur d’assistance à maîtrise d’ouvrage (DEMAETER), la plate-forme d’e-Citiz a été sélectionné en juin 2009.
Le projet
Une fois la sélection effectuée, l’équipe e-Citiz s’est employée de septembre à décembre 2009 à identifier la définition fonctionnelle du projet. Cette étape a abouti à la mise en place fin septembre 2009 d’un cahier des charges et au développement d’un premier prototype.
Ce socle a été livré en Janvier 2010
Suite à la validation du prototype, la phase opérationnelle a pu démarrer. Elle s’est étendue sur deux volets :
- le 1er volet concernant la mise en place d’une plate-forme de dématérialisation permettant de simplifier deux processus :
> la gestion de la formation continue
> les demandes d’aides économiques
- la 2e étape a consisté à la dématérialisation complète des procédures visées. Cette nouvelle phase entamée fin février 2011 a pris fin en mai 2011.
La mise en production est intervenue un an et 20 jours après le démarrage du projet.
Le projet a été complètement financé par la Région. Le budget alloué était d’environ 600.000 euros dont 500.000 euros pour SOFTEAM.
Les hommes
Le projet a impliqué cinq personnes du côté d’e-Citiz. Un Directeur de Projet qui est en même temps Architecte. Un Chef de Projet chargé de la spécification fonctionnelle et du suivi des évolutions. Trois Experts Techniques pour les réalisations. Pour le Conseil Régional du Limousin, le projet a occupé de 6 à 15 personnes (les pointes de personnel ont concerné la phase de mise en situation de « test critique ») les Techniciens de la région et les Responsables fonctionnels des projets économie et formation professionnels.
Il a fallu également convaincre et former les utilisateurs à l’utilisation de la plateforme :
- en Interne, les questions de conduite du changement ou de mise en conformité du projet avec l’existant se sont bien sûr posées à l’équipe de développement. La prise en compte des besoins fonctionnels des équipes du Conseil Régional a entraîné le doublement du cahier des charges qui est passé de 100 à 200 pages.
- du fait du doublement de la description, il a fallu deux fois plus de temps aux équipes de développeurs pour livrer les applicatifs attendus. L’ajout de nouveaux besoins a également eu pour conséquence de faire appel à de nouvelles compétences afin de tester certaines spécificités de l’environnement.
Pour l’hébergement de son application, e-Citiz a pu compter sur son partenaire « FullSave ».
Reproductibilité et communauté e-Citiz
La dématérialisation des démarches administratives de bout en bout est possible à tous les niveaux de collectivité. Il appartient à l’institution de décider des services à mettre en ligne et le niveau de dématérialisation. Il s’agit d’une volonté politique. Le Limousin a rétrocédé le code source à SOFTEAM qui propose des solutions aux collectivités qui souhaitent mettre en place une plate forme. La communauté e-Citiz fonctionne dans le même esprit que l’open source.
Il faut noter que ce projet a pu bénéficier des économies permises par l’existence d’une Communauté e-Citiz. Cette communauté est issue d’une réflexion et de nombreuses sollicitations identiques. Le principe fondateur de la communauté est de partager les ressources et les investissements sur plusieurs acteurs afin d’optimiser le coût et la réutilisation de la production.
Bilan et perspectives
Il est encore difficile de tirer des conclusions définitives vu la jeunesse du projet mais on peut déjà remarquer que pour le premier appel d’offre (formation) traité de bout en bout par la plate-forme, sur les 50 structures habituées à répondre aux procédures traditionnelles, 50 ont suivi la nouvelle procédure dématérialisée.
Sa mise en place a modifié les manières de travailler. En interne, les agents sondés sont plutôt satisfaits. Quant à l’externe, la Région Limousin a prévu prochainement de recueillir le ressenti des organismes de formation. par un questionnaire.
Les objectifs visés par la collectivité sont multiples : offrir un meilleur service aux administrés en modernisant et simplifiant leurs démarches, améliorer le traitement des dossiers, et s’inscrire dans une démarché de développement durable (notamment pour réduire les flux papiers et les déplacements)
Parmi les autres indicateurs de performances :
- Une moindre utilisation des ressources homme (on passe de 6300 jours/hommes à 1200 jours/hommes).
- Le socle technique pourra accueillir d’autres e-Services au fur et à mesure que le projet évoluera.
- L’accessibilité des services est aussi un des points forts du projet. De plus les usagers peuvent suivre l’avancement de leur dossier en ligne tout au long de son instruction.
- Le travail des agents est également facilité. Ils n’ont pas à refaire de saisies sur le système. La dématérialisation intégrale permet une meilleure traçabilité des actions
La Région a indiqué courant 2010 qu’il passerait tous ses processus Internet avec e-Citiz d’ici 2015.
PlaNet Limousin en quelques mots
- Plateforme de dématérialisation des procédures, ouverte le 21 Septembre 2010.
- Cible : Les usagers (associations, entreprises, organismes de formation, particuliers), les agents de la Région, les partenaires de la Région (Préfecture, Chambres consulaires, ASP, Prisme Limousin, …).
- Objectif : traitement des demandes liées à l’attribution de marchés publics.
- Repose sur la plate-forme e-Citiz, développée par Softeam