1. Démarche Numérique Responsable de la BU Software

La BU Software de Softeam, dans la lignée du Groupe Docaposte et plus largement du Groupe La Poste et de la branche Numérique du groupe, oriente ses engagements RSE en faveur d’un numérique responsable.

Nos engagements RSE se traduisent par la volonté de développer nos activités en veillant à avoir un impact positif sur la société dans laquelle nous nous inscrivons, en respectant l’environnement et l’ensemble de nos partenaires.

Cette politique se décline en démarches concrètes au bénéfice de toutes les parties prenantes de notre écosystème pour proposer des services numériques responsables et alignés sur les engagements RSE de nos clients.

Pour nous, Softeam Software, le Numérique Responsable représente le moyen de traduire notre engagement RSE dans notre cœur de métier.

Le Numérique Responsable au sein de la BU Software, se concrétise à travers 5 axes :

• Réduction de l’empreinte environnementale : Nous mettons en place des mesures visant à réduire la consommation d’énergie. Cela inclut l’optimisation des serveurs, la virtualisation et la sensibilisation des employés à l’éco-responsabilité.
• Accessibilité et inclusion numérique : Nous veillons à assurer l’accessibilité des produits et services numériques pour tous les utilisateurs, en particulier les personnes en situation de handicap. Cela implique de concevoir des interfaces conviviales, de respecter les normes d’accessibilité telles que le RGAA (Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité), de fournir des alternatives pour les contenus visuels ou sonores, et de s’assurer que les technologies développées sont utilisables par tous, indépendamment de leurs capacités physiques ou cognitives.
• Gestion responsable des données : Parce que les données sont au cœur de notre métier, nous sommes engagés dans l’application des politiques de protection de la vie privée et de sécurité des données, en conformité avec les réglementations en vigueur telles que le RGPD mais aussi en appliquant les principes de Privacy-by-design. Cela inclut la sensibilisation des employés à la confidentialité des données, la mise en œuvre de mesures de sécurité robustes, la transparence dans la collecte et l’utilisation des données, ainsi que la volonté de respecter les choix et les droits des utilisateurs en matière de vie privée.
• Écoconception des produits numériques : Nous nous efforçons d’intégrer les principes d’écoconception dès les phases d’étude du besoin et de spécification. Cela implique de prendre en compte les impacts environnementaux tout au long du cycle de vie du produit, en réduisant la consommation d’énergie, en optimisant les performances, et en favorisant la durabilité et la réparabilité des équipements.
• Sensibilisation et partenariats : Nous déployons les moyens nécessaires pour sensibiliser les employés, les clients et les parties prenantes aux enjeux du Numérique Responsable. Organiser des formations, des campagnes de sensibilisation, des événements et des collaborations avec des partenaires engagés dans le domaine du développement durable et de la responsabilité sociale.

Au quotidien, la BU Software s’engage activement dans des actions concrètes en faveur du numérique responsable. Par exemple, nous encourageons la réduction de la consommation d’énergie en éteignant les appareils électroniques non utilisés et en utilisant des paramètres d’économie d’énergie sur nos ordinateurs. Mais aussi via des actions plus structurelles telles que l’encouragement à télétravailler pour les employés. Ces actions simples contribuent à réduire notre empreinte écologique et à promouvoir un environnement durable.

En septembre 2022, pour ancrer les démarches Numérique Responsable, Docaposte a signé la Charte du Numérique Responsable de l’INR qui engage :

• À optimiser les outils numériques pour limiter leurs impacts et consommations
• À développer des offres de services accessibles pour tous, inclusives et durables
• Pour des pratiques numériques éthiques et responsables
• Vers un Numérique Responsable, indispensable pour assurer la résilience des organisations
• À favoriser l’émergence de nouveaux comportements et valeurs

Dans cette trajectoire, fin 2022, la BU Software a lancé le projet Numérique Responsable afin de s’interroger sur ses pratiques et l’impact de ses activités. Nous avons monté une équipe qui se réunit toutes les semaines afin d’échanger sur différentes thématiques du Numérique Responsable. Nous nous aidons pour cela du Référentiel proposé par l’Institut du numérique responsable et de nos engagements issus de la labellisation.

Aujourd’hui nos actions portent sur 4 niveaux :

• La stratégie et la gouvernance
• La sensibilisation et engagement des salariés
• La technique
• L’industrialisation de la démarche

Depuis décembre 2023, nous avons obtenu le Label Numérique Responsable niveau 1 décerné par l’Institut du Numérique Responsable. C’est la 1^ère BU de Docaposte et de Softeam à obtenir ce label. L’obtention de ce label marque une étape majeure dans notre détermination à intégrer le Numérique Responsable au cœur de nos pratiques et à offrir des produits et services qui respectent les plus hauts standards en matière de durabilité, d’inclusion et de respect de l’environnement.

1.1.1         Actions pour développer des solutions numériques responsables

Nous avons entrepris des démarches et pris des engagements en faveur de la durabilité et de l’optimisation de nos produits et services.

Mesure et optimisation de l’impact environnemental de nos solutions numériques

Nous avons évalué certains de nos produits logiciels (dont e-Citiz), avec la perspective d’étendre ce processus à d’autres produits que nous éditons. Nos produits SaaS sont les plus utilisés de notre BU. L’évaluation de leur conformité aux critères d’écoconception et l’engagement pour l’amélioration de leur score est un engagement fort de la BU. Ces évaluations reposent principalement sur l’éco-index des pages significatives du produit et sur le diagnostic du produit selon le RGESN (Référentiel Général d’Écoconception des Services Numériques).

En effet, pour garantir la conformité et une progression constante, nous adoptons une approche rigoureuse d’évaluation basée sur des référentiels standards reconnus, tels que le Référentiel Général d’Écoconception des Services du Numérique (RGESN). Le RGESN est un cadre de référence établi par le gouvernement français pour promouvoir une approche durable dans le développement et la conception des services numériques. Ce référentiel fournit des lignes directrices et des bonnes pratiques pour intégrer des critères d’écoconception dans toutes les phases du cycle de vie d’un service numérique, du design initial à l’exploitation continue. Il vise à réduire l’impact environnemental des services numériques en favorisant l’efficacité énergétique, la réduction des émissions de gaz à effet de serre, la gestion responsable des ressources et la minimisation des déchets électroniques. Concrètement, chaque produit est évalué de manière récurrente en se basant sur les 79 critères proposés par le RGESN. Ce processus a déjà été réalisé sur certains de nos produits. De cette évaluation réalisée avec les chefs de produits, nous avons élaboré un plan d’actions ambitieux visant à améliorer l’écoconception de nos logiciels, en intégrant des critères d’efficacité énergétique, de gestion des ressources et de réduction des impacts environnementaux.

Titre de l’indicateur	Valeur de l’indicateur au 15/04/2024	Objectif
Nombre de services SaaS évalués avec le RGESN	1	+1 par an
Note moyenne des services SaaS évalués	63%	Atteindre 70%
Nombre de produits éco-indexés	10	+2 par an
Taux moyen éco-index de nos produits	60,27%	Atteindre 70%

Ce plan sera périodiquement réévalué afin de nous permettre de réajuster nos actions en fonction des évolutions technologiques, des bonnes pratiques émergentes et des nouvelles exigences en matière de Numérique Responsable.

Formation et sensibilisation de nos collaborateurs aux enjeux du Numérique Responsable

Avec l’obtention du label Numérique Responsable, nous nous sommes engagés à ce que certains profils notamment ceux du groupe de travail « référent agence » et « référent produit » soient formés de manière approfondie pour prendre part à l’action du Numérique Responsable.

Au-delà de la formation, la sensibilisation des collaborateurs au Numérique Responsable est un enjeu majeur. Dans l’optique de la sensibilisation, grâce au groupe Docaposte, nous prendrons part aux évènements de type World Digital Cleanup pour à la fois sensibiliser et engager les employés dans la démarche NR.

Docaposte œuvre également pour fédérer nos collaborateurs autour de notre démarche en faveur du numérique responsable. Des éco-gestes à la fois physiques et numériques sont régulièrement proposés à l’ensemble de nos collaborateurs, notamment à l’occasion de la semaine européenne du développement durable. Nous disposons de divers canaux afin de communiquer avec nos collaborateurs : intranet, blog, conférences et rendez-vous connectés réguliers. Des prises de paroles sur les enjeux du numérique responsable et nos démarches en faveur du numérique responsable ont régulièrement lieu dans ces différents canaux afin de sensibiliser nos collaborateurs et présenter nos démarches en lien avec le programme Numérique Responsable.

Une rubrique dédiée au numérique responsable sur notre intranet permet à nos collaborateurs de s’informer régulièrement des démarches engagées par l’entreprise dans le cadre de notre programme transverse numérique responsable.

Cette rubrique propose également des outils et éco-gestes et incite notamment nos collaborateurs à suivre les MOOCs de l’Institut du Numérique Responsable. Notre objectif est d’atteindre 80% de collaborateurs sensibilisés d’ici 2024.

Nous disposons également d’une communauté d’ambassadeurs numérique responsable qui rassemble 280 collaborateurs conscients des enjeux du numérique responsable et désireux de partager leur expérience avec leurs collègues. Ces ambassadeurs prennent régulièrement la parole lors de rendez-vous connectés ou de vidéos pour sensibiliser nos collaborateurs sur les enjeux et bonnes pratiques du numérique responsable.

1.1.2        Actions pour mesurer et optimiser l’impact environnemental de nos équipements numériques

L’utilisation de nos ressources techniques est à la fois un enjeu financier et responsable pour notre organisation. Avec l’obtention du label Numérique Responsable, nous nous sommes engagés à favoriser la sobriété et l’allongement de la durée de vie aussi bien dans la phase d’achat, ainsi que dans la phase d’utilisation et de gestion.

Afin d’optimiser l’impact environnement de nos matériels téléphoniques et bureautiques, nous avons décidé de prolonger leur durée d’utilisation, portée désormais à trois et cinq ans. Le réemploi a été intégré dans notre politique d’attribution des matériels en faisant correspondre les besoins en ressources techniques des employés avec les ressources techniques qui leurs sont affectées, en privilégiant la réparation des équipements lorsque cela sera possible. Ainsi, un matériel informatique ou téléphonique ne sera traité en DEEE que si aucun réemploi n’est possible.

Les matériels informatiques que nous utilisons disposent de labels environnementaux et intègrent des composants écoresponsables non polluants et recyclables.

Tous les deux ans, Docaposte contribue à la campagne de mesure de l’impact environnemental du matériel informatique et bureautique du groupe La Poste. Cette mesure permet de vérifier la pertinence de la gestion du matériel et, le cas échéant, de mettre en place des plans d’actions correctives.

1.1.3        Actions pour mesurer et réduire l’empreinte carbone des activités de Docaposte

Notre trajectoire carbone

Acteur impliqué en faveur de l’environnement pour préserver les ressources et lutter contre le changement climatique, Docaposte est engagé depuis 2012, aux côtés de la maison-mère, le groupe La Poste, dans une démarche volontaire pour prévenir, mesurer et réduire les émissions de CO₂ de ses activités.

Docaposte est ainsi aligné à la trajectoire carbone du groupe La Poste à laquelle elle contribue.

En 2013, le groupe La Poste s’est engagé à réduire ses émissions de CO2 (scopes 1 et 2) de 20 % d’ici 2020. Cet objectif a été atteint dès 2019 (-21,8 % par rapport à 2013). Le groupe s’est alors fixé un nouvel objectif à partir de 2020 : réduire de 30 % ses émissions à l’horizon 2025 (vs. 2013).

Le groupe La Poste a rejoint l’initiative SBTi (Science-based Target initiative) de l’ONU pilotée par 4 ONG internationales et en octobre 2019, le SBTi a approuvé la trajectoire carbone du groupe La Poste et l’a déclarée conforme aux Accords de Paris.

Dans le cadre de travaux d’actualisation de cette trajectoire, le groupe La Poste s’est engagé sur une trajectoire, à moyen terme, visant à réduire de 42 % ses émissions (scopes 1 et 2) et de 25 % (scope 3) d’ici 2030 par rapport à 2021, et à long terme, de 90 % entre 2021 et 2040. Ces trajectoires Near Term (2030) et Long Term (2040) ont été soumises au SBTi en décembre 2022.

L’atteinte de cet engagement, passe par la réduction intensive de l’empreinte GES des activités du groupe et la contribution au développement de projets de réduction et de séquestration carbone en France et à l’international.

Concernant l’engagement de trajectoire SBTi de La Poste SA, son niveau de réalisation atteint – 27 % à fin 2022, pour un objectif à -30 % en 2025 par rapport à 2013.

La mesure de l’impact de nos activités

Tous les quatre ans, Docaposte réalise les Bilans d’Emissions de Gaz à Effet de Serre (BEGES) réglementaires. Les derniers BEGES portaient sur les émissions de 2019. Une campagne de renouvellement a lieu en 2023, reportant les émissions de 2022.

Indépendamment, Docaposte calcule ses émissions de carbone en utilisant l’outil de reporting du groupe La Poste (basé sur les facteurs d’émission de l’ADEME et vérifié par un organisme indépendant). Cet outil lui permet de connaître l’impact CO₂ de ses activités sur les scopes 1 et 2 ainsi qu’une partie de son scope 3. Sont ainsi prises en compte : les émissions liées à l’énergie consommées par les bâtiments, celles des déplacements, celles relevant de l’énergie consommée par les datacenters externalisés, ainsi que le transport sous-traité et les émissions des matières premières nécessaires aux activités (papier et encre).

Ce reporting alimente sa politique environnementale et les reportings extra-financiers du Groupe La Poste.

Cette mesure a lieu chaque année depuis 2016. En 2022, les émissions de Docaposte se sont élevées à 13 645 teqCO₂. Grâce aux démarches de réduction et malgré la croissance de ses activités et des opérations de croissance externe, les émissions se sont maintenues au-dessous de 14 000 teqCO₂.

Notre démarche de compensation carbone

Depuis 2012, Docaposte contribue au côté du Groupe La Poste à un programme volontaire de « solidarité climatique » en compensant les émissions résiduelles de CO₂ liées aux activités.

Les émissions résiduelles (scopes 1, 2 et 3 tels que détaillés ci-dessus) sont compensées en injectant leur équivalent, en €/ teq CO₂, dans des projets de réduction d’émissions et de séquestration de carbone. La démarche de compensation pour atteindre la neutralité carbone est assurée par le financement de projets de compensation menés dans des pays tiers, principalement en voie de développement.

L’ensemble du groupe achète, sur le marché volontaire, des crédits carbones reconnus par les standards les plus exigeants (Gold standards, VCS et UNFCCC).

Les projets soutenus par le groupe profitent aux communautés locales et à l’environnement sur quatre continents. Docaposte soutient ainsi un projet de préservation de la forêt au Kenya et deux projets « énergies renouvelables » (panneaux photovoltaïques en Inde et éoliennes en Chine).

Dans le cadre de la gestion de son portefeuille de projets de compensation, le Groupe La Poste a pour objectif d’augmenter d’ici 2030 la part des projets de séquestration qui visent à créer des puits de carbone afin de capter les GES dans l’atmosphère par des solutions naturelles (reforestation, agroforesterie, mangroves, etc.).

2. Schémas pluriannuel et plan d’actions

PA16 : Produits SaaS éco-conçus

Description :

Nos produits SaaS sont les produits les plus utilisés dans notre BU. Les évaluer face aux critères d’éco-conception et améliorer leur score est un engagement fort de notre BU.

Le Référentiel Général d’Eco-conception de Services Numériques est un référentiel publié fin 2022 par la Direction interministérielle du numérique. Ce référentiel devient une norme au niveau français et permet d’évaluer l’éco-conception des services numériques.

Indicateurs :

• Nombre de services SaaS évalués avec le RGESN
• Note moyenne des services SaaS évalués

Échéancier :

• T2 2023 : Mise en place de réunions régulières de suivi du groupe NR de la BU
• T3 2023 : Évaluation du produit Gestion de la Relation Citoyen (GRC)
• T1 2024 : Le produit Transport Scolaire est évalué
• T2 2024 : Plan d’action pour améliorer l’évaluation RGESN des produits
• T3 2024 : Le produit Gestion des subventions est évalué, et les produits GRC et Transport Scolaire sont ré-évalués

PA3 : Mettre en œuvre notre politique « Numérique responsable »

Description :

Afin de mettre en œuvre notre politique Numérique Responsable nous allons créer un groupe de travail composé de :

• 1 sponsor du comité de direction
• 1 pilote chargé d’animer le groupe de travail
• 1 référent par agence permettant de faire le lien avec les personnes sur site
• 1 référent par produit différent du responsable produit permettant de challenger le responsable produit sur les enjeux NR

Ce groupe de travail se réunira en moyenne toutes les 2 semaines pendant 1 ou 2 heures.

Indicateurs :

• Nombre de réunions effectuées du groupe de travail
• Nombre de communications NR émises par le groupe de travail

Echéancier :

• T1 2023 : Création du groupe de travail
• T2 2023 : Communication sur la mise en place et la structure du groupe de travail
• T4 2023 : Communication sur les actions réalisées en 2023
• T4 2024 : Communication sur les actions réalisées en 2024

PA6 : Sensibiliser et former les collaborateurs au Numérique Responsable

Description :

La sensibilisation des employés au Numérique Responsable est un enjeu majeur pour notre BU.

Au-delà de la sensibilisation, certains profils notamment ceux du groupe de travail « référent agence » et « référent produit » devront être formés de manière approfondie pour prendre part à l’action du Numérique Responsable.

Dans l’optique de la sensibilisation, grâce au groupe Docaposte, nous prendrons part aux évènements de type World Digital Cleanup pour à la fois sensibiliser et engager les employés dans la démarche NR.

Indicateurs :

• Nombre de personnes ayant suivi le Mooc de l’INR sur la sensibilisation au Numérique Responsable
• 5 personnes seront certifiées avec le Mooc de l’INR au Numérique Responsable.

Échéancier :

• T3 2023 : Envoi de l’email par un membre du CoDir pour sensibiliser les employés
• T4 2023 : 2 personnes certifiées
• T2 2024 : 4 personnes certifiées, 20% des collaborateurs sensibilisés
• T4 2024 : 5 personnes certifiées, 80% des collaborateurs sensibilisés

PA4 : Animer la démarche pour faire adhérer les parties prenantes internes et externes

Description :

Au-delà de notre engagement au sein de l’équipe de travail, nous accordons de l’importance à la diffusion de notre démarche auprès des parties prenantes internes et externes. Cela passe par la mise en place d’actions commerciales de diffusion de notre démarche NR auprès de nos clients mais également par la demande d’implication de nos fournisseurs et partenaires dans une démarche similaire.

Indicateurs :

• Nombre de parties prenantes ayant reçu une communication sur la démarche
• Pourcentage de la BU informée
• Mise à jour des informations dans chaque COPROJ qui ont lieu environ toutes les deux semaines
• Nombre de personnes ayant suivi le Mooc de l’INR sur la sensibilisation au Numérique Responsable

Echéancier :

• T4 2022 : Document avec les idées proposées, espace dédié La Place de l’Innovation côté groupe La Poste
• T2 2023 : Communications auprès des parties prenantes réalisées
• T3 2023 : Document de cartographie des parties prenantes
• T2 2024 : Communications auprès des parties prenantes réalisées

PA8 : Favoriser la sobriété et l’allongement de la durée de vie dès la phase d’achat

Description :

L’utilisation au mieux des ressources techniques est à la fois un enjeu financier et responsable pour notre organisation. Nous souhaitons prendre l’engagement de travailler avec la DSI du groupe pour avoir un engagement des fournisseurs sur une durée de support des machines allongée et la mise en place d’achat de matériels labellisés. Objectif : 1 label pris en compte dans l’achat de matériel

Indicateurs :

• Nombre de label pris en compte dans la politique d’achat

Échéancier :

• T4 2023 : récupération du catalogue des ordinateurs & labels
• T4 2024 : actualisation du catalogue
• T4 2025 : actualisation du catalogue

PA9 : Adopter une gestion responsable de nos équipements

Description :

L’utilisation au mieux des ressources techniques est à la fois un enjeu financier et responsable pour notre organisation. Nous souhaitons prendre l’engagement de faire correspondre les besoins en ressources techniques avec les ordinateurs des employés. Afin de les sensibiliser nous organiserons des fresques du climat ou du numérique sur chaque site.

Indicateurs :

• Pourcentage de postes informatiques adaptés au profil de l’utilisateur
• Nombre de fresques du climat ou du numérique organisées sur les sites
• Ancienneté moyenne des machines

Echéancier :

• T3 2023 : recensement de toutes les machines utilisées et des personnes affectées et % de correspondance du matériel au profil de l’utilisateur
• T1 2024 : Planification des interventions de fresques en 2024
• T4 2024 : actualisation du recensement de toutes les machines utilisées et des personnes affectées et % de correspondance ainsi que du nombre de fresque réalisée

PA2 – Formaliser notre politique Numérique Responsable

Description :

La mise en place de notre politique Numérique Responsable nous engage sur un ensemble d’actions et nous prenons l’engagement que nous allons suivre ces actions et les indicateurs qui sont liés afin de pouvoir piloter notre politique.

Indicateurs :

• Nombre d’actions suivies dans le plan d’action
• Nombre d’indicateurs évalués avec les objectifs à atteindre

Echéancier :

• T4 2023 : Fichier des indicateurs évalués
• T1 2024 : Plan d’action mis en place dans un Excel
• T4 2024 : Actualisation des fichiers

PA5 : Favoriser l’intégration et l’accessibilité numérique

Description :

L’environnement de travail de nos employés a toujours été une préoccupation de notre BU. Nous étudions déjà au cas par cas l’adaptation des postes de travail en fonction des handicaps et autres inconvénients. Nous prenons l’engagement de formaliser cette politique d’adaptation des postes de travail pour que cet usage soit documenté.

Indicateurs :

• Politique d’adaptation rédigée

Échéancier :

• T1 2024 : Rédaction de la politique d’adaptation des postes de travail
• T2 2024 : Validation par le CoDir de cette politique

PA13 : Encourager la mutualisation des outils et de la connaissance

Description :

Notre engagement dans le Numérique Responsable se traduit aussi par des actions de bénévolat et de mécénat qui s’inscrivent dans la politique générale du groupe La Poste. Nous souhaitons prendre l’engagement de relayer les actions et inciter les employés de notre BU à participer à des actions de bénévolat autour du Numérique Responsable.

Indicateurs :

• Nombre d’actions de bénévolat auxquelles ont participé des employés dans l’année

Échéancier :

• T4 2023 : Bilan des actions réalisées par les employés
• T1 2024 : Communiquer auprès des employés les actions possibles de mécénat
• T4 2024 : Bilan des actions réalisées par les employés

PA7 : Faire de notre communication une vitrine de notre engagement NR

Description :

La mise en place du Numérique Responsable pour notre BU est un acte engagé sur lequel nous voulons communiquer en respectant les critères d’eco-conception. A ce titre, nous nous engageons à sensibiliser les collaborateurs à l’eco-conception des supports de communication pour améliorer leur accessibilité et leur frugalité.

Indicateurs :

• Nombre de support de présentation client éco-conçu et accessible

Échéancier :

• T2 2024 : Modification des supports de communication pour les rendre eco-conçus et accessibles
• T4 2024 : Actualisation des supports

PA17 : Intégrer le NR à l’amélioration continue de nos prestations

Description :

La mise en place du Numérique Responsable pour notre BU est un acte volontaire qui concerne chaque employé ainsi que nos clients et nos fournisseurs. A ce titre, nous nous engageons à intégrer le numérique responsable dans nos groupes d’utilisateurs et à développer un questionnaire client intégrant des questions sur le caractère NR de nos prestations.

Indicateurs :

• Nombre de questionnaires client envoyés
• Nombre de groupe utilisateur réalisés parlant du NR

Échéancier :

• T4 2023 : Intégration du Numérique Responsable dans le groupe Utilisateur e-Citiz
• T2 2024 : Envoi d’un questionnaire NR à nos clients
• T4 2024 : NR dans les groupes utilisateur de 2024